Privacybeleid Distri X B.V.

Dit privacybeleid beschrijft hoe Distri X B.V., gevestigd aan Hazepad 15 A1, 4825 AV Breda, persoonsgegevens verwerkt van haar klanten, leveranciers en websitebezoekers.

1. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend zakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering, zoals:

• Naam en contactgegevens van medewerkers van klanten en leveranciers
• Zakelijke e-mailadressen en telefoonnummers
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor offertetrajecten, bestellingen, leveringen en support
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor naleving van exportcontrole- en dual-use regelgeving, waaronder naam en adres van eindklanten en eindbestemmingen
• Websitegegevens zoals IP-adres en klikgedrag (via standaard analytics-tools)

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

2. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Het verwerken van bestellingen en leveringen
• Relatiebeheer en communicatie
• Supportvragen
• Facturatie en administratie
• Beveiligings- en complianceverplichtingen, waaronder exportcontrole en dual-use regelgeving
• Websiteanalyse ter verbetering van onze dienstverlening

3. Grondslagen

Onze verwerkingen zijn gebaseerd op:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichtingen (waaronder fiscale bewaarplichten en dual-use compliance)
• Gerechtvaardigd belang (zoals bedrijfsadministratie en communicatie)

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke plicht)
• Contactgegevens: zolang je klant of leverancier bent, of tot maximaal 2 jaar daarna
• Documentatie voor exportcontrole: volgens de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor dual-use regelgeving
• Websitegegevens: volgens bewaartermijnen van onze analytics-tool

5. Delen van gegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om wet- en regelgeving na te leven. Dit betreft:

• Logistieke partners voor levering van goederen
• Fabrikanten en leveranciers voor garanties, support en orderfulfilment
• Fabrikanten en leveranciers voor exportcontrole en dual-use regelgeving. Voor bepaalde producten zijn wij wettelijk verplicht eindklantgegevens en bestemmingen te delen om exportvergunningen en screeningsprocessen te kunnen uitvoeren
• IT-dienstverleners zoals hosting, CRM en e-mail

Deze partijen verwerken gegevens alleen volgens onze instructies en waar vereist sluiten we verwerkersovereenkomsten.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Toegangsbeperking tot systemen
• Moderne wachtwoord- en authenticatieprocedures
• Versleutelde opslag en communicatie waar passend
• Regelmatige software-updates en monitoring

7. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht op:

• Inzage
• Correctie
• Verwijdering
• Overdraagbaarheid
• Bezwaar
• Het indienen van klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kunnen worden gericht aan: info@distri-x.nl

8. Contact

Distri X B.V.
Hazepad 15 A1
4825 AV Breda
E: info@distri-x.nl
T: +31 (0)85 — 0204141